Ngày nay, email đã hoàn toàn thay thế những phương tiện liên lạc bằng tay khác như thư từ. Viết email hiệu quả là chìa khóa mở ra nhiều cơ hội cho mọi người, đặc biệt là trong công việc: bạn có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, tăng doanh số bán hàng qua mail cho đến khiếu nại một vấn đề nào đó…
Nội dung
Làm quen với công cụ soạn thảo email để viết email hiệu quả
Nếu như trước đây có Yahoo! thì hiện tại công cụ soạn thảo email được sử dụng phổ biến nhất chính là gmail của google. Đây là một công cụ dễ thao tác với giao diện đơn giản nhưng hiệu quả.
Để soạn thảo một bức email hoàn chỉnh, bạn sẽ truy cập vào website mail.google.com, ở góc bên trái phía trên có biểu tượng hình chữ thập chính là công cụ soạn thư mới gửi tới đối tượng cần nhận thư.
Trong hộp thư mới, phần “Đến” bạn cần điền địa chỉ người nhận thư chính, ngoài ra “Cc” nghĩa là bạn có thể gửi bản sao của mail đến người khác và họ có thể xem danh sách địa chỉ người nhận thư của bạn; và “Bcc” cũng giống “Cc” nhưng họ không thể biết bạn gửi mail này cho ai khác ngoài họ, “Bcc” giúp bảo mật danh tính của mọi người.
Phần “Chủ đề” là nơi bạn sẽ tóm tắt cho bức email của mình. Một dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn sẽ khiến người đọc có cảm tình và xác định mục đích gửi của bạn để đưa ra trả lời phù hợp.
Phần rộng nhất của khung Thư mới là nơi bạn trình bày nội dung bức mail của mình, nó bao gồm lời chào, mục đích gửi thư, phần kết thúc thường là lời “cảm ơn…” hoặc “trân trọng…”. Bạn cũng có thể chèn chữ ký của mình vào phần này để giúp người đọc dễ dàng liên hệ với bạn hơn.
Và cuối cùng là bộ tùy chỉnh kiểu chữ, cỡ chữ, chèn link hoặc tệp đính kèm,…
Những thủ thuật tăng tính hiệu quả của email
Bạn đã biết những phần cơ bản của công cụ email, để soạn thảo một bức thư thì bạn phải dựa vào ngữ cảnh nhưng vẫn có một số mẹo viết email hiệu quả bạn có thể áp dụng để nhận kết quả mong muốn.
Xác định đối tượng gửi email của mình
Khi viết email, điều quan trọng phải xác định ngay từ đầu là đối tượng mình đang hướng đến là ai. Một bức thư gửi đến nhà tuyển dụng, gửi đến khách hàng, gửi cho người lớn tuổi hoặc nhỏ tuổi, gửi cho người trọng hình thức hay những người thân mật sẽ có giọng văn khác nhau. Chỉ khi xác định đúng đối tượng, bạn mới đưa ra được một lời chào và xưng hô đầu tiên đúng, sau đó là mức độ trang trọng của bức thư.
Nhiều người gửi mail xong rơi vào tình trạng chờ đợi vì không thấy hồi âm, có thể một trong các nguyên nhân đến từ việc người ta không hài lòng lắm trước một email không đúng ý họ.
Email nên được cá nhân hóa, chỉ khi nào trường hợp thông báo chung cần gửi cho nhiều người thì mới không yêu cầu điều này. Chỉ hai câu đầu tiên của email đã quyết định số phận chiếc email của bạn rồi.
Điều chỉnh khoảng cách trong nội dung email
Không ai muốn đọc một đoạn văn dài chỉ toàn những chữ chi chít nhau. Điều này làm mọi người khó tập trung vào nội dung mail và mang lại cảm giác dài dòng, lan man.
Bạn có thể viết email hiệu quả hơn bằng cách điều chỉnh và phân tách các ý thành nhiều đoạn nhỏ, đôi mắt người đọc vừa dễ chịu hơn, vừa đảm bảo sự mạch lạc, rõ ràng và nắm được trọng tâm thông tin. Khoảng cách có thể là dòng trống giữa lời chào hỏi và mở bài, giữa các đoạn văn và giữa câu cuối cùng của nội dung chính với phần kết thúc.
Đưa ra phản hồi nhanh chóng
Đưa ra phản hồi nhanh chóng chứng tỏ được việc bạn luôn trong tâm thế sẵn sàng và mang lại cảm giác được ưu tiên cho người gửi. Hành động này của bạn sẽ tạo thiện cảm với người đang kết nối với bạn, đặc biệt là trong phỏng vấn tìm việc làm, trả lời càng nhanh, cơ hội trúng tuyển của bạn càng cao. Thật ra đây cũng là một hình thức giao tiếp hiệu quả nhưng thông qua mạng internet.
Ưu tiên ngắn gọn và chính xác
Đây cũng là một cách chứng minh kỹ năng xử lý thông tin của bạn với người đọc mail. Một email tốt nên tập trung vào chủ đề chính và giản lược những phần không cần thiết, đảm bảo cả cả ngữ pháp sử dụng. Nếu email cung cấp thông tin, hãy chắc chắn thông tin đưa ra là đúng. Như vậy, bạn mới tránh được phút giây “bẽ mặt” dù họ không nhìn thấy mặt bạn. Nếu có nhiều vấn đề cần trình bày, bạn có thể sử dụng tệp đính kèm và tạo chữ ký email.
Kiểm tra trước khi nhấn gửi
Bút sa gà chết, email một khi được gửi đi sẽ không thu hồi lại được. Có khi nào, bạn gửi xong rồi mới phát hiện lỗi chính tả, phát hiện mình chưa chèn chữ ký vào mail hay quên đính kèm tệp, tiêu đề mail đặt sai,…
Sau đó bạn phải vội vàng gửi tiếp một tin nhắn xin lỗi vì sự bất cẩn của bản thân. Hiện nay, bạn có thể cài đặt chức năng “hoàn tác gửi” để thu hồi mail đã gửi trong một thời gian nhất định, nhưng nhiều nhất cũng chỉ có 30 giây. Vậy nên sau khi soạn thảo xong, bạn nên đọc lại email một lần nữa để chắc chắn thông tin đầy đủ và chính xác.
Viết email hiệu quả là một kỹ năng bạn cần trau dồi ngay, bởi sau này bạn sẽ phải làm việc trên công cụ này một cách thường xuyên. Hãy chuyên nghiệp từ những việc đơn giản nhất.
Xem thêm Cách cải thiện kỹ năng tin học văn phòng để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng
Lá Đa
Tags: #các phần của email #sử dụng gmail #thu hồi email #viết email
Có thể bạn quan tâm:
